Prozess Datenpanne (Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten)
Interner Ablauf und Meldeweg zum Auftraggeber Version 1.0 – Stand 11.09.2026
1. Was ist eine Datenpanne?
Jede Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von oder zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt (Art. 4 Nr. 12 DSGVO). Beispiele im Hosting-Kontext: kompromittierter Server- oder Coolify-Zugang, verlorener SSH-Schlüssel oder Laptop, fehlerhaft öffentlich erreichbare Protokolle oder Backups, Ransomware, versehentliches Löschen ohne Backup, Sicherheitslücke in eingesetzter Software mit nachweislichem Zugriff.
2. Ablauf
Erkennen und Eindämmen (sofort): Zugang sperren, Schlüssel und Passwörter rotieren, betroffene Container stoppen oder Firewall schließen, Beweise sichern (Logs kopieren, Zeitpunkt notieren).
Bewerten (innerhalb weniger Stunden): Welche Daten, welche Auftraggeber, wie viele Betroffene, welches Risiko? Ergebnis im Vorfall-Protokoll (Abschnitt 4) festhalten.
Auftraggeber informieren (spätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden): Meldung per E-Mail und Telefon an den in Anlage 1 des AVV genannten Kontakt, mit den Angaben aus Abschnitt 3. Auch melden, wenn noch nicht alle Details bekannt sind; nachreichen.
Unterstützen: Der Auftraggeber entscheidet über die Meldung an die Aufsichtsbehörde (72 Stunden, Art. 33) und die Benachrichtigung Betroffener (Art. 34). ehrlich.media liefert alle dafür nötigen Informationen.
Beheben und nachbereiten: Ursache beseitigen, Systeme wiederherstellen, TOM anpassen, Abschlussbericht an den Auftraggeber, Vorfall im Protokoll abschließen.
3. Inhalt der Meldung an den Auftraggeber
Zeitpunkt des Vorfalls und der Entdeckung
Art der Verletzung (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit)
Betroffene Systeme, Datenkategorien, ungefähre Zahl der Betroffenen und Datensätze
Wahrscheinliche Folgen
Bereits ergriffene und geplante Maßnahmen
Ansprechpartner bei ehrlich.media: Philipp Poppe, 0172 7271333, datenschutz@ehrlich.media
4. Vorfall-Protokoll (Vorlage)
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Vorfall-Nr. / Datum | |
| Entdeckt durch / wann | |
| Beschreibung | |
| Betroffene Auftraggeber | |
| Betroffene Daten und Personen | |
| Risikobewertung | |
| Meldung an Auftraggeber (wann, an wen, wie) | |
| Sofortmaßnahmen | |
| Ursache | |
| Dauerhafte Maßnahmen / TOM-Änderung | |
| Abgeschlossen am |
5. Erreichbarkeit
Auftraggeber melden Verdachtsfälle an datenschutz@ehrlich.media oder telefonisch an 0172 7271333. Innerhalb der Geschäftszeiten erfolgt die Rückmeldung kurzfristig. Außerhalb der Geschäftszeiten ist für dringende Fälle der telefonische Weg vorgesehen; das Postfach wird spätestens am nächsten Werktag geprüft.